La correspondencia registrada, certificada y asegurada, será objeto de especial tratamiento después de efectuarse la descarga. Como ya se ha dicho, los envíos no vendrán acompañados de ningún documento en papel. Su control se realiza al darlos de alta en SGIE. (Alta en Unidad de Reparto) o directamente a Sección desde la PDA., siendo estas aplicaciones las que indican si faltan envíos. Por tanto, se deberán realizar las siguientes operaciones por orden: recepción de contenedores, alta en unidad o asignación a sección de los envíos, comprobación de faltas.
Se levantará acta en SGIE. en el mismo momento en que se detecte cualquier incidencia en la recepción, clasificación o embarriado de envíos (falta o sobra de envíos, recepción de envíos deteriorados, falta de contenido, etc.), asistiendo como testigos dos empleados con acceso a SGIE., que darán fe de la irregularidad que se pretende documentar.
La generación de actas y toda su documentación se integra plenamente en SGIE., de modo que no es necesaria su impresión ni su curso por escrito a otras unidades supervisoras. A este criterio general de no generar papel únicamente se ha establecido como excepción el expolio de valores declarados, ya que entonces sí será obligatoria la impresión del acta mediante SGIE., la firma manuscrita de dos empleados y el archivo del acta durante un año en la unidad que la genere.
Para generar un acta se accede a través del punto de menú Incidencias>>Generación de Actas. Una vez cumplimentados los campos del formulario, se puede optar por pulsar uno de los siguientes botones:
Las unidades que reciban alarmas (bandera roja) de actas generadas por otra unidad, deberán confirmar la recepción de las mismas, a través del punto del menú Incidencias>>Actas Generadas a la Unidad, antes de 48 horas desde la fecha de confirmación, pues, de lo contrario, se activará el correspondiente punto de control.
Con objeto de mejorar la trazabilidad de los envíos AMAZÓN, se ha establecido un proceso de lectura y control de pales a través de SGIE. Todas las Unidades de Distribución que sean destinos directos de envíos paletizados de AMAZON (DDU), deberán leer con la pistola de SGIE el código de barras de la etiqueta. Este proceso no evita la lectura de los envíos de forma individualizada como alta en Unidad:
Una vez leído el palé, se selecciona una de las tres causas de recepción disponibles *:
*Si por error o necesidad se quiere cambiar el resultado, será necesario volver a leer la etiqueta, pero pasados 5 minutos.