El embarriado es una tarea individual, cada cartero se ocupa de embarriar la correspondencia de la sección de reparto que tiene asignada. Comienza después de que haya concluido la clasificación general y se hayan trasladado las monteras de envíos a la mesa de cada sección de reparto (después de levantar mesa general).
El embarriado consiste en ordenar la correspondencia de la sección según el itinerario que se seguirá durante el reparto. Consta de dos fases: el preembarriado y el embarriado. Se considera preembarriado la clasificación de los envíos en casilleros; se considera embarriado la formación de paquetes (bloques de envíos) con los envíos clasificados en el preembarriado, listos para repartir (en el orden de reparto).
El modelo de mesas-casillero de preembarriado de cada sección consta de módulos adaptables al volumen de cada caja (separación o corte) y de rótulos impresos que indican los envíos que deben introducirse en cada caja. En estos casilleros, todas las cajas de la sección se ordenan alfabéticamente, de izquierda a derecha y de arriba a abajo. De esta forma se facilita el trabajo al cartero con poca experiencia. Por tanto, el preembarriado debe realizarse en casillero, sin disponer monteras encima de la mesa de la sección. El preembarriado comenzará en primer lugar por la correspondencia normalizada.
En el caso de que existan secciones acumuladas, que no se puedan repartir en su totalidad, se debe tener en cuenta que existen los criterios de prioridad en el embarriado y reparto.
Diariamente, durante el embarriado, deben detectarse estos envíos y separarse. Después se reenvía la correspondencia al nuevo domicilio, aun cuando sólo exista un único envío. También se efectúan las peticiones de Buzón de Vacaciones y el encaminamiento a oficina de envíos ordinarios dirigidos a un domicilio, cuyos titulares posean un apartado postal y hayan autorizado por escrito la entrega de este tipo de envíos en dicho apartado.
El cartero no debe mezclar nunca los envíos registrados, urgentes e IPC con el resto de los envíos ordinarios. Las cartas certificadas, urgentes y los envíos IPC se embarrian intercalados y se llevan separados del resto, sin incluirlos en la saca de alcance*, para garantizar su seguridad y para evitar realizar una entrega incorrecta por confusión. Si por el volumen no fuera posible llevar los envíos IPC con la correspondencia registrada y urgente, se llevan diferenciados, para tenerlos controlados durante el recorrido y asegurar siempre la entrega, con el criterio de garantizar el stock 0.
*A pesar de ser este el criterio general, debido al crecimiento del e-commerce, sí se podrán incluir envíos voluminosos, incluso registrados, en el buzón de alcance, teniendo en cuenta estos criterios:
La correspondencia ordinaria mal encaminada por error pero con los datos correctos se reencamina al destino correcto o al CTA correspondiente. En caso de datos incorrectos subsanables, como por ejemplo código postal erróneo, se deberá tachar el código incorrecto y anotar correcto para posteriormente reencaminar el envío al destino correspondiente, en caso de no conocer el código correcto se devolverá el envío por "dirección incorrecta".
La correspondencia registrada mal encaminada se da de Alta en la Unidad para que quede constancia del mal encaminamiento y se liquida como "mal encaminada", enviándose posteriormente al su destino correcto en caso de ser posible o devolviéndose por "dirección incorrecta" en caso de no ser posible.
La liquidación se hace desde la ruta de SGIE., Liquidación>>Liquidación Envíos de Reparto y seleccionando la causa "Mal encaminado por Correos o Mal direccionado por cliente".
El testigo de control se adhiere en la zona de rotulación de la mesa casillero correspondiente al domicilio del titular que tiene contratado el servicio de reenvío; el testigo de embarriado se
coloca dentro del casillero, de forma que indica al cartero la existencia de un reenvío en ese punto de entrega. Este material lo entregará el responsable de la Unidad a los titulares de las secciones que tengan asignados los reenvíos.
Los reenvíos se cursan el mismo día en que los envíos lleguen a la Unidad de Reparto, antes de salir el cartero al reparto, aunque solo haya un envío. Se debe prestar especial atención a las fechas de alta y baja del servicio.
La Unidad de Reparto que reciba envíos reenviados los clasificará de la forma normal y tendrá en cuenta los compromisos de calidad en plazo de los productos. Los sobres colectores saldrán a reparto íntegros, sin haber sido abiertos y se tratarán como correspondencia ordinaria.
Los envíos registrados que requieran ser reenviados se graban en SGIE. con el resto de envíos registrados, liquidándose en SGIE./PDA. con la causa "Petición de Reexpedición" para cursar a destino con la etiqueta de la nueva dirección. Una vez reenviados se procederá a su distribución con la operativa habitual.
Si los reenvíos postales recibidos por la Unidad de Reparto definitiva presentan incidencias se actuará de la siguiente forma:
Los clientes contratan mediante este servicio la custodia en su oficina de referencia de los envíos ordinarios y de los avisos de llegada correspondientes a los envíos registrados que vayan dirigidos a su domicilio. El período de custodia puede ir desde 1 a 14 semanas.
Los contratos de Buzón de Vacaciones se realizan en Oficina a través de IRIS. Al formalizarse el contrato, los datos pasan de forma automática a la aplicación SGIE. de la Unidad de Reparto del cliente y se crea el Buzón de Vacaciones en SGIE. de la oficina de referencia.
El tratamiento que reciben los envíos de clientes que han contratado este servicio varía según el tipo de envío:
Los envíos ordinarios voluminosos que no es posible su depósito en buzón por sus dimensiones y no siendo posible su entrega en mano (porteros o conserjes, empresas, locales, administraciones, buzón adaptado a envíos voluminosos...) no se llevarán a reparto. Se confeccionará Aviso de Llegada modelo Oficina (M4O) para depositarlo en el casillero domiciliario del destinatario el mismo día de llegada del envío a la Unidad.
SGIE. incorpora una opción para gestionar y cumplimentar el Aviso de Llegada y la etiqueta que se adhiere al envío para facilitar su identificación en el almacén de la oficina de referencia. Se accede desde Menú Principal de SGIE.>>Entrada>>Alta de Envíos no Registrados.
En primer lugar se debe elegir la Unidad de Entrega en que se realiza el envío. Se tendrán configuradas tantas unidades como unidades de lista tenga la UR y unidades de lista rural en caso de tenerlas.
Hay que elegir la sección en el desplegable y en tipo de producto se elegirá "Voluminoso no Embuzonable" y a continuación se completarán los datos obligatorios.
Completos todos los datos se imprimirá automáticamente la etiqueta por la impresora de etiquetas si la unidad dispone de ella o a través de la impresora de láser predeterminada, en caso de que
la impresión no se realice de forma automática se pulsará el botón “Imprimir Etiquetas”.
Por último se imprimen los Avisos de Llegada para depositar en el casillero domiciliario del destinatario, desde la opción “Imprimir Avisos”.
El Publicorreo Óptimo, Premium, Plus y Estándar nacional*, son productos contratados para la entrega en domicilio/buzón y se deben sacar siempre a reparto (sean o no voluminosos) e intentar la entrega en domicilio si su tamaño lo impide en buzón. Si aun así no es posible la entrega se dejará aviso de llegada (M4) en el buzón del destinatario para que lo recoja en la oficina de referencia del domicilio en el plazo 15 días naturales a partir de la fecha de aviso.
*El Publicorreo Estándar Nacional desaparece en 2020 pero se seguirá usando por clientes con contrato antiguo que no hayan realizado la migración a Publicorreo Optimo o Premium.